Maxus kassensystem filialen und Warenwirtschaft; Abacus


Maxus kassensystem filialen und Warenwirtschaft; Abacus

Sie können in maxus Filialmanagement und Warenwirtschaft einstellen wie die Stammdaten vererbt werden sollen und wie die Prozesse ablaufen.
Folgende Varianten stehen Ihnen für die Verteilung der Stammdaten in maxus Warenwirtschaft und Filialsteuerung zur Verfügung:

• Die Stammdaten ( Artikel, Warengruppen, etc) werden global gepflegt und von oben nach unten auf alle Ebenen (Filialen) vererbt. Sie legen Artikel an und die Artikel stehen sofort allen Filialen in der Warenwirtschaft zur Verfügung.

• Die Eigenschaften der Stammdaten in maxus Warenwirtschaft können in jeder Filiale anders eingestellt und geführt werden. Beispiel: Die Filiale erhält die zentralen Daten, die Filiale pflegt für Artikel eigene Preise, eigene Bestände und hat weitere Lieferanten für einen Artikel.

• Wenn die Filiale keine eigenen Einstellungen vornimmt, gelten die Eigenschaften der Zentrale. Hat die Filiale eigene Einstellungen z.B. im Artikelstamm gelten die Filialeinstellungen und werden bei Änderungen der Zentrale nicht überschrieben. Es gelten die Preise der Zentrale solange bis die Filiale eigene Preise dort anlegt.

• Die Daten werden global gepflegt und nur auf bestimmte Ebenen vererbt. Beispiel: Sie legen Artikel an und die werden
nur an Filiale A und C verteilt, nicht aber auf Ebene B. Es ist immer möglich in maxus Warenwirtschaft und Filialsteuerung Artikel auf einer Filialebene anzulegen und nur dort zu pflegen.

• Die Stammdaten in maxus Filialsteuerung und Warenwirtschaft können auch von unteren Ebenen auf höhere Ebenen übertragen werden. Beispiel: eine Filiale legt eine Kundenadresse an und alle darüber liegenden Ebenen haben diese zur Verfügung.
Prozesseinstellungen in maxus Warenwirtschaft und Filialsteuerung
Folgende Varianten sind möglich für Prozesse:

• Zentral ausgelöste Prozesse in maxus Warenwirtschaft. Beispiel: Ein User in der Zentrale kann grundsätzlich in allen Filialen die Bestellungen auslösen oder sieht die Bestellungen der Filialen in seiner eigenen Bestellliste und kann dort direkt diese bearbeiten. Oder der zentrale User hat die Filialbestellungen nur in der Liste der Filialbestellungen zu Bearbeitung.

• In der Regel trennt man auf zentraler Ebene die eigenen Prozesse von den Filialprozessen. Aufgrund der Rechtevergabe kann der User alle Prozesse auslösen auf allen Ebenen oder nur bestimmte Prozesse in maxus Filialsteuerung und Warenwirtschaft.Beispiel: Die Zentrale bestellt für alle Filialen grundsätzlich beim Lieferanten aufgrund der Abverkaufsdaten und verteilt die Ware an die Filialen. Die Ware wird direkt bei der Zentrale oder den Filialen angeliefert. Im Menüpunkt “Wareneingang” bucht die Zentrale die Bestände direkt ein, die Filialen bestätigen lediglich den Wareneingang bzw. die Teillieferung. Sämtliche Einkaufsrechnungen werden in der Zentrale gebucht.

• Zentral und dezentral auszulösende Prozesse in maxus Warenwirtschaft und Filialsteuerung: Beispiel: Die Filialen erstellen eigene Bestellvorschläge und senden Ihre Bestellungen für bestimmte Lieferanten an die Zentrale. Einen Teil der Ware darf die Filiale direkt beim Lieferanten bestellen. Diejenigen Artikel, die nur bei der Zentrale bestellt werden können, haben die Zentrale als einzigen Lieferanten, die
anderen Artikel haben externe Lieferanten im Artikelstamm.

• Dezentral ausgelöste Prozesse in maxus Filialsteuerung und Warenwirtschaft: Beispiel: Filiale hat den Artikelstamm von der Zentrale und eigene Artikel, die Bestellungen löst die Filiale bei einem beliebigen Lieferanten aus. Meist stellt dieses Konzept auch eigene Unternehmen in einem Verbund dar (Franchiser, Genossenschaften).

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Steuerrechtliche Anforderungen; Kassensoftware,Kassensystem, Kassensysteme

 

Steuerrechtliche Anforderungen; Kassensoftware,Kassensystem, Kassensysteme

Mit einem Kassensystem registrierte Geschäftsvorfälle sind als elektronisch auswertbare Daten aufzubewahren (§§ 145 und 146 Abgabenordnung). Insbesondere eine Prüfung der nach Gesetz geforderten Unveränderbarkeit der Daten wird bei der steuerlichen Außenprüfung kontrolliert. Trainerbedienungen, Chefstorno und Proformarechnungen ohne entsprechende Protokollierungen sind nicht zulässig.

Alle mit einer PC-Kasse oder elektronischen Registrierkasse erfassten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen i. S. des § 14 Umsatzsteuergesetz sind unveränderbar und vollständig aufzubewahren (Einzelaufzeichnungspflicht). Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen. Die Einzelheiten sind in den GdPdU spezifiziert.

Von der Einzelaufzeichnungsverpflichtung sind nur solche Geräte befreit, die bauartbedingt nicht oder nur teilweise „aufgerüstet“ werden können. Diese Ausnahme läuft jedoch zum 31. Dezember 2016 aus. Danach darf das Gerät zur Ermittlung der steuerlichen Tageseinnahmen nicht mehr eingesetzt werden. Mangels weiterer Einsatzmöglichkeiten ist zu erwarten, dass das Marktsegment der „Billigkassen“ verschwinden wird.

Die steuerlichen Anforderungen sind eine Reaktion auf in der Barzahlungsbranche vorkommende Steuerverkürzungspraktiken. Über den Umfang, in welcher Höhe steuerpflichtige Umsätze verkürzt werden, sind empirisch gesicherte Statistiken nicht bekannt. Es kann anhand des Gesamtumsatz einer Branche nur geschätzt werden, welches Potential die Steuerverkürzung hat. Da die Barzahlungsbranche in Deutschland mit ca. 2 Millionen Betrieben jährliche Umsätze über grob geschätzt 300 Milliarden Euro erzielt, ist von einem erheblichen Risikopotential auszugehen. Die einfachste Manipulation bei Kassensystemen ist die Nichterfassung eines Umsatzes im Kassensystem. Einige Systeme bieten eine sogenannte Proforma-Rechnung an. Hier können frei editierbare Beträge auf einem Kassenbon ausgedruckt werden. Erfolgt bei einem tatsächlichen Geschäftsvorfall die Registrierung auf einer Pro-forma-Rechnung, wird der Geldbetrag nicht im Datenspeicher der steuerpflichtigen Umsätze erfasst. Weitere Manipulationsmöglichkeiten, tatsächliche Umsätze maschinell nicht zu registrieren, sind sog. Trainingskellner oder Chefstornomöglichkeiten. Das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 26. November 2010 fordert, dass solche Programmeinrichtungen lückenlos zu dokumentieren sind. Inzwischen wird verstärkt der Einsatz von komplexer Manipulationssoftware, beobachtet.

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Kassensysteme für Einzelhandel; Abacus Software

Kassensysteme für Einzelhandel; Abacus Software

Im Einzelhandel werden Kassensysteme auch genutzt, um die Gewohnheiten und Vorlieben einzelner Kunden zu erfassen. Ca. 58 % aller Verkäufe im Einzelhandel werden auf eine Kundenkarte, Bonuskarte o.ä. verkauft. Die meisten im Handel verwendeten Kassensysteme stehen in Verbindung mit einer Materialwirtschaft oder Finanzbuchhaltung. Diese ermöglichen einen Datenaustausch der Lagerartikel, Kundenstatistiken und Umsatz per Warengruppen. Verkäufe finden ausschließlich über einen Strichcode oder PLU-Code statt. Ausnahmen hier für sind Verkäufe die nach Gewicht abgerechnet werden (Gemüse, Obst usw.) Zum Unterschied zu einem Kassensystem in der Gastronomie wird hier keine Bons erzeugt, sondern die Ware wird direkt verkauft oder als Lieferschein gebucht. Selbstverständlich haben gute Kassensysteme Verkäufe auf verschiedenen Zahlungswegen (Bar, Gutschein, Kreditkarten), Gutscheinverwaltung, Kundenkontoverwaltung und Abrechnung und Kontrolle der Kassiererin oder des Kassiers, Schnittstellen zu externen Geräten wie Waagen oder Bankomat-Terminals.

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Kassensysteme für Gastronomie; Abacus Software

Kassensysteme für Gastronomie; Abacus Software

In der Gastronomie werden Kassensysteme nicht nur als Registrierkassen herangezogen, sondern haben auch die Funktion als Bestell- und Informationssysteme. Der Funktionsumfang am Kassensystem für die Gastronomie unterscheidet sich nach Typ: Gastronomie mit Tischen oder Fast Food / Systemgastronomie. Die Systemgastronomie hat meist keine Tischbedienung und benötigt Funktionen wie Cash und Carry. Der Bestell- und Zahlvorgang findet in einem Kassierablauf statt. Die Gastronomie mit Tischen benötigt Funktionen wie: Tisch buchen, Umbuchen, Tisch Splitten, Tisch zahlen.

Bei diesen Systemen wird in der Regel auf einen Tisch gebucht, diese Buchungen können dann gesplittet (auf einen anderen Tisch gebucht) werden. Weiters werden Bons erzeugt. Man unterscheidet prinzipiell zwischen Arbeitsbons, die der internen Ablaufplanung dienen (Erstellung am Schank- oder Küchendrucker) und Kassenbons, die an den Gast ausgegeben werden und formalen Kriterien entsprechen müssen. Kassenbons können als Sammelbon oder Einzelbon gedruckt werden. Mit dem Einsatz von Tablet-PCs in gastronomischen Betrieben ist auch die Verwendung von berührungsinteraktiven Tablets (oder Touch-Screens) in Küche- oder Schankbereich alternativ zum Arbeitsbon möglich. Die komplette Bestellung oder eine Zusatzbestellung kann direkt am mobilen Terminal des Kellners vorgenommen oder bearbeitet und an die verschiedensten Stationen weitergeleitet werden. Abrechnungen der offenen Tische, und Zusammenlegen der Tische sind heute in diesen Systemen Standard. Gute Systeme bieten hier noch Erweiterungen: Gutscheinverwaltung, Standverwaltung, Kundenverwaltung, Statistiken, diverse Zahlungswege sowie bargeldloses Bezahlen. Ebenso wird in ersten Systemen bereits eine kombinierte Abarbeitung von Sofortverkauf und Tischservice angeboten, auch die Umwandlung von Sofort- auf Tischverkauf. Einige Lösungen bieten auch Zeiterfassungstools, automatische Paketverwaltung, halb- und vollautomatische Reservierungsplattformen in sehr umfangreicher Ausstattung an.

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Kassensoftware für eine Kassensysteme ; Abacus Software

 

2) Software

Kassensysteme benötigen eine Kassensoftware. Eine Kassensoftware enthält Funktionen für das Kassieren von Artikel (z.B.Handelsartikel oder Gastronomieartikel) Die Kassensoftware hat Kassenfunktionen, die Mindestfunktionen sind: Das Anmelden des Kassierers am Kassenterminal, der Kassiervorgang und der Zahlvorgang. Daneben bieten die meisten Hersteller eine Vielzahl von Sonderfunktionen. Die Sonderfunktionen in der Kassensoftware sind nach Branche unterschiedlich. Beispiele im Handel: Storno, Bon parken, auf Kunde kassieren, mit Euro und EC/Kreditkarten kassieren. Beispiele in der Gastronomie: auf Tisch bonieren, Tisch splitten, Außer Haus Verkauf.

Früher wurden Kassensysteme hauptsächlich für das Betriebssystem programmiert. Mit dem Wunsch, Daten extern zu speichern und einen Fernzugriff zu erlauben, geht der Trend zu webbasierten Diensten, die häufig unabhängig vom Betriebssystem sind, da sie auf systemunabhängigen Technologien basieren (Java, HTML).

Seriöse Anbieter erlauben den Export aller geschäftsrelevanten Daten in ein Format, welches für die gesetzliche 10-jährigen Aufbewahrungsfrist geeignet ist (Beispiel textbasiertes CSV (Dateiformat)). Vorsicht ist diesbezüglich bei Abo-Systemen zu walten, da mit der Kündigung des Kassensystems der Zugang zu den Umsatzdaten möglicherweise nicht mehr möglich ist.

Kassensysteme sollten besonders bezüglich ihrer Sicherheit betrachtet werden: Können die Systeme unabhängig vom Internet betrieben werden, bieten sie wenige Angriffsmöglichkeiten von außen. Ist eine Anbindung ans Internet für einen Fernzugang gewünscht, sollte die Software einen SSL-gesicherten Zugang anbieten. Regelmäßige Sicherheitskopien sollte in jedem Fall über die Software oder den Anbieter möglich sein, um einen Hardwareausfall oder eine softwaretechnische Manipulation zu reparieren.

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Welche Kassensysteme gibt es?

                                               

1) Hardware

Kassensysteme benötigen eine Kassenhardware. Je Einsatzbereich ist die Kassenhardware unterschiedlich. Kassensysteme sind einsetzbar auf PC (Windows, Linux, Android) mit Touchmonitor, Tablet, Handy, Laptop, All-In-One Geräten (PC inkl. Touchmonitor). Peripherie Geräte für die Kassenhardware Handel ist: Kassenschublade, Kundenanzeige, Bondrucker, Etikettendrucker, EC Gerät, Touchmonitor, Scanner, Mitarbeiterschlüssel, Kundenmonitor. Gastronomie: Bondrucker Theke, Bondrucker Küche, Küchenmonitor, Funkhandy Kellner, Touchmonitor, Guestcheckdrucker, Kellnerschloss, Kassenschublade.

Hier kommen heute in der Regel Touchscreens zum Einsatz. Diese sind als Split (Touch und Rechner sind getrennt) oder All-in-One (Touch und Rechner sind eine Einheit) zu erhalten. Serielle Schnittstellen spielen heute noch eine große Rolle, da sehr viel mit Kommunikation zwischen den einzelnen Geräten gearbeitet wird (z. B. Kassenlade soll sich nach Betätigen der Bar-Taste öffnen – die Kassenlade meldet zurück, dass sie aufgegangen ist. Nach dem Kassiervorgang meldet die Kassenlade wieder, dass sie geschlossen ist und somit kann ein neuer Kassiervorgang eingeleitet werden.)

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Was ist ein Kassensystem?

 

Unter einem Kassensystem versteht man eine EDV-Lösung zur Einbindung von Peripheriegeräten oder -software mit einer PC- oder elektronischen Registrierkasse. Eine PC-Kasse verwendet ein marktgängiges Betriebssystem und kann die Daten auf einem internen Datenträger oder per Datenübermittlung extern archivieren. Bei elektronischen Registrierkassen wird oftmals ein proprietäres Betriebssystem eingesetzt und die Daten werden zumeist in der Kasse auf Datenträger gespeichert. Der Trend, Geschäftsdaten in die Cloud auszulagern, zeigt sich mittlerweile auch bei Kassensystemen. Da die GoBS und GdPdU strenge Anforderungen an die Aufzeichnung und Archivierung von Geschäftsvorfällen stellen (siehe Abschnitt zu den steuerrechtlichen Anforderungen), dient die Cloud oft als Sicherheitsbackup der lokal gespeicherten Daten.

Weitere Bestandteile der Kassenhardware können sein: Thermobondrucker für den Ausdruck von Bons und Rechnungen, Barcodescanner, Kassenschublade, programmierte Kassentastatur, Kundenanzeige, ein EFT-Zahlungsterminal und wahlweise Etikettendrucker. Statt programmierte Tastaturen kommen heute oftmals Touchmonitore zum Einsatz. Die Kassensoftware ist ein Programm, welches den Kassiervorgang abbildet und den Geschäftsvorfall dokumentiert.

Es gibt zwei Arten von Kassensysteme: für die Gastronomie und für den Handel.

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Kassensysteme für “Pronto”

 

Die Kassensysteme für “Pronto” ist ein Windowsprogramm für höchste Beanspruchung. Leicht in der Handhabung, schnell in der Ausführung. Ein Programm für Pizzerien und andere Bringdienstunternehmen mit Sofort-Lieferservice. Die Handhabung ist denkbar einfach: Eingabe der Telefonnummer des Kunden, automatischer Aufruf der Adresse aus dem Speicher, automatische Vorlage des Bestellblattes. Die Bestell-Aufnahme bietet jede Menge Funktionen, wie Aufruf der Artikelliste, komfortable Artikelsuche und belegbare Schalter für Artikel auf dem Bildschirm (Schnelltasten), dabei so leicht zu bedienen wie eine Kasse. Besondere Funktionen: Wiedervorlage der letzten Bestellung mit einem Tastendruck, eigenentwickelte besonders schnelle Druckroutine, unterschiedliche Preise für alle Wochentage, spezielle Preiskalkulation für Extras. Mit Straßenverzeichnis und Telefonnummern lieferbar, Fahrerabrechnung, Serienbrieffunktion und Adressverwaltung

  • Artikelstamm
  •  verschiedene Preisgruppen
  •  Happy-Hour Funktion
  •  Wochenpreise von Mo-So
  •  Artikelstatistik
  • Serienbrief-Funktion mit diversen Suchmöglichkeiten
  •  Kundenübersicht, Aktuell- & Gesamtbestellungen
  •  Personalstamm
  •  Fahrerabrechnung, Prozentual, Fest, nach Fahrten
  •  City-Map  Blattdesigner
  •  Zuschlagfunktion, Mindesbestellwert
  •  Lieferzeit
  •  bedienbar mit Maus und Tastatur
  •  schnelle Artikelsuche
  •  10 Schnelltasten für oft verkauften Artikel
  •  28 Schnelltasten für Extrabeilagen
  •  Artikelbuchen mit Artikelnummern

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Kassensysteme für Partytime

 

Was wird nicht alles benötigt, damit ein Fest ein rundherum gelungenes Ereignis wird? Partytime liefert mit durchdachtem Bildschirmaufbau wertvolle Unterstützung: Wichtigstes Arbeitsmittel bei der Organisation in der Gastronomie sind Listen, die dann an das Personal zur Ausführung weitergegeben werden: Speiseliste und Getränkeliste: welche Weine bereitstellen? Geschirrliste: mit welchem Tafel- Service soll gedeckt werden? Wird eventuell spezielles Besteck benötigt (Fischbesteck, Kinderbecher etc.). Dekoration: sind spezielle Blumen zu bestellen oder Tischkarten?
Raumgestaltung: Nicht zuletzt ist auch die Raumaufteilung sehr wichtig, wie sollen die Tische aufgestellt werden, wo steht das Buffet oder der Tisch für Hochzeitsgeschenke? PartyTime ist von der Aufnahme der Bestellung bis zur Weitergabe an die einzelnen Bereiche in der Gastronomie und bis zur Rechnungserstellung eine wertvolle Hilfe. Alles ist sicher im Speicher erfaßt. Generelle und individuelle Listen können beliebig oft gedruckt werden und sind automatisch dem richtigen Fest zugeordnet.

  •  Kundenstamm (Rabattstufe, Bemerkung, Kontoblatt usw.)
  •  Menüstamm (beliebig viele Menüs, Gerichte, Artikel)
  •  Auftragserfassung mit wahlfreier Zusammenstellung der Menüs
  •  Gerichte- und Artikel-Druckbelege für Auftragsbestätigung
  •  Lieferschein, Rechnung und Mahnung
  •  Gesamtrechnungsdruck über wählbaren Zeitraum
  •  Leistungsabrechnung für ausgelieferte Bestellungen
  •  diverse statistische Auswertungen bzgl. Umsatz
  •  Automatisch generierbare Bestell- und Einkaufslisten

Gesamtübersicht Liste:

  •  Getränke
  •  Speisen
  •  Geschirr
  •  Dekoration
  •  Technik
  •  Raum

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Kassensysteme für den Handel


Max Handel” Software: MAX Handel von ABACUS Software macht aus Ihrem Windows XP/7/8 PC eine leistungsfähige Handelskasse. Das Max-Handel Softwarepaket beinhaltet u.a. unbegrenzte Artikelgruppen, ArtikelListen, Artikel-Suchfunktionen, beliebige Warengruppen, verschiedene Preisebenen, Personalstamm, Mitarbeiterverwaltung mit Hierarchiebestimmung, Kassen-Zwischenbericht… Dabei kann Max2000 ohne zusätzliche Hardware auch mit der vorhandenen PC-Tastatur eingesetzt werden. Natürlich steht aber auch eine spezielle Tastatur mit frei programmierbaren und beschrifteten Tasten zur Verfügung, die erweiterbar ist. Sie lässt sich anstelle der PC-Tastatur verwenden. Weitere Zusatzmodule, z.B. Funklösung “Ordermann”, stehen zur Verfügung.
Max Handel ist die ideale Kassenlösung für Ihren Betrieb. Die Software ist sehr schnell und sehr einfach in der Anwendung und ist deshalb genau das, was Unternehmer und Kassierer bei voller Auslastung der Kapazität in ihrem Arbeitsbereich benötigen. Max Handel ist idealerweise intuitiv zu bedienen, das heißt, auch Aushilfen können auf Anhieb bonieren. Die Software ist durchdacht konstruiert: Der Kassenbildschirm – ist sofort bereit, bei hohem Tempo Artikelnummern aufzunehmen – ist ständig präsent für die täglichen Kassenarbeitsvorgänge, die höchste Priorität haben. Max Handel ist als Software oder auch als komplettes Kassensystem erhältlich.

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